Responsable voyages d'engagement et philanthropie

CONTEXTE

L’Institut océanographique, Fondation Albert Ier, Prince de Monaco, œuvre depuis 1906 à la connaissance, à la protection et à la transmission des enjeux liés à l’Océan.

Reconnu d’utilité publique, l’Institut déploie ses missions à travers ses deux établissements, le Musée océanographique de Monaco et la Maison de l’Océan à Paris, ainsi que par des programmes scientifiques, éducatifs, culturels et de sensibilisation menés en France, à Monaco et à l’international.

Dans le cadre du développement de ses activités de mécénat et de ses voyages d’engagement, et notamment de la préparation d’une nouvelle expédition, l’Institut océanographique souhaite renforcer son équipe avec le recrutement d’un(e) Responsable voyages d’engagement et philanthropie.

Ces voyages réunissent des donateurs, mécènes et personnalités internationales autour d’une expérience associant découverte, science, sensibilisation aux enjeux de préservation de l’Océan et engagement philanthropique.

Le poste requiert ainsi une expérience confirmée dans le pilotage de projets événementiels complexes , ainsi qu’une grande aisance dans la relation avec une clientèle internationale exigeante, notamment UHNWI (Ultra-High-Net-Worth Individuals).

MISSIONS PRINCIPALES

Placé(e) sous l’autorité du Directeur du Mécénat et des Partenariats, le Responsable voyages d’engagement et philanthropie assure la construction et la commercialisation des voyages d’engagement, depuis leur conception et leur préparation jusqu’à leur réalisation et leur bilan. La mission intègre également le développement et le suivi des relations avec les donateurs individuels.

1. Pilotage et coordination du projet

• Piloter l’ensemble du projet : définition du rétroplanning, suivi des échéances et des priorités, coordination des actions, anticipation des risques et gestion des points de blocage ;

• Assurer la coordination des différentes parties prenantes internes et externes et garantir une circulation fluide de l’information entre les équipes de l’Institut, les partenaires et les prestataires ;

• Assurer un reporting régulier auprès de la Direction du Mécénat et des Partenariats et contribuer aux arbitrages nécessaires à la bonne réalisation du projet ;

• Veiller au respect du calendrier, du budget et du niveau de qualité attendu.

2. Conception du voyage et expérience participants

• Participer à la conception du programme du voyage en lien avec les orientations de l’Institut ;

• Identifier, proposer et coordonner les activités, événements, rencontres, intervenants, programme scientifique, actions de communication et animations organisés dans le cadre du voyage ;

• Construire une expérience cohérente avec les missions de l’Institut, associant découverte, contenus scientifiques, sensibilisation et engagement ;

• Assurer la qualité de l’expérience proposée aux participants avant, pendant et après le voyage.

3. Relation participants, donateurs et mécènes

• Assurer un accompagnement personnalisé des participants, depuis les premières prises de contact et leur inscription jusqu’au suivi post-voyage ;

• Entretenir une relation de grande qualité avec une clientèle internationale, notamment UHNWI, dans le respect des standards de confidentialité, de discrétion et de service attendus ;

• Contribuer, en lien avec l’équipe mécénat, à l’identification, à la qualification et au suivi des prospects et donateurs participant aux voyages ;

• Participer au développement de la relation philanthropique avec les participants et contribuer à leur fidélisation autour des projets et missions de l’Institut ;

• Préparer les éléments de suivi nécessaires à la poursuite de la relation avec les participants après le voyage.

4. Organisation logistique et prestataires

• Piloter l’ensemble de la préparation logistique du voyage : transports, hébergements le cas échéant, programmes pré et post-voyage, événements, acheminement du matériel et coordination opérationnelle ;

• Identifier, consulter, sélectionner et négocier avec les prestataires et fournisseurs ;

• Formaliser les besoins et assurer le suivi des prestations jusqu’à leur complète réalisation ;

• Anticiper les contraintes techniques, opérationnelles, budgétaires et calendaires liées au voyage ;

• Veiller à la qualité des prestations et au respect des engagements contractuels.

5. Gestion administrative et budgétaire

• Superviser la gestion administrative du projet : inscriptions, invitations, contrats, documents participants et formalités nécessaires au voyage ;

• Assurer le suivi budgétaire du projet en lien avec les services concernés ;

• Suivre les devis, engagements, factures, règlements et dépenses, ainsi que les recettes liées à la commercialisation du voyage et au mécénat, afin de disposer d’une vision complète du résultat du projet ;

• Contribuer au respect des procédures administratives et financières de l’Institut.

6. Communication et supports participants

• Coordonner la préparation des communications adressées aux participants avant, pendant et après le voyage ;

• Concevoir ou superviser la réalisation des documents pratiques, programmes, présentations et supports d’information ;

• Veiller à la qualité, à la cohérence et à la bonne diffusion de l’ensemble des informations transmises aux participants.

7. Coordination opérationnelle du voyage

• Assurer le pilotage opérationnel du projet sur place ;

• Coordonner les équipes, partenaires, intervenants et prestataires mobilisés pendant le voyage ;

• Anticiper et gérer les imprévus et changements de dernière minute ;

• Garantir à tout moment la qualité de l’organisation, de l’accueil et de l’expérience des participants

8. Bilan et amélioration continue

• Évaluer la réussite du voyage et la satisfaction des participants ;

• Réaliser un bilan opérationnel, budgétaire (dépenses et recettes) et relationnel du projet ;

• Formaliser les retours d’expérience, recommandations et bonnes pratiques ;

• Contribuer à la préparation et à l’amélioration des prochaines éditions des voyages d’engagement.

9. Relation avec les donateurs individuels

• Contribuer au suivi et à la fidélisation des donateurs individuels déjà en relation avec l’Institut ;

• Assurer un suivi régulier et personnalisé des principaux donateurs, en lien avec le Directeur du Mécénat et des Partenariats et les équipes concernées ;

• Participer à la préparation et à l’organisation de rencontres, visites, événements et temps privilégiés destinés aux donateurs ;

• Identifier les opportunités de renforcer leur engagement autour des projets scientifiques, éducatifs, patrimoniaux et de sensibilisation, portés par l’Institut ;

• Préparer les éléments nécessaires aux rendez-vous avec les donateurs : historique de la relation, centres d’intérêt, projets soutenus, propositions de mobilisation et prochaines étapes ;

• Contribuer à la rédaction des correspondances, présentations, propositions de soutien, comptes rendus et éléments de suivi destinés aux donateurs ;

• Veiller à la bonne tenue et à l’actualisation des informations relatives aux donateurs dans les outils de suivi et le CRM ;

• Assurer, en coordination avec l’équipe mécénat, le suivi des engagements pris auprès des donateurs et la qualité des contreparties, informations et marques de reconnaissance qui leur sont destinées ;

• Participer à l’identification de nouvelles opportunités de dons ou d’approfondissement de la relation avec les donateurs existants ;

• Contribuer plus largement à la qualité de l’expérience donateur et à la construction d’une relation durable avec l’Institut.

RELATIONS FONCTIONNELLES

En interne

• Directeur du Mécénat et des Partenariats ;

• Direction générale ;

• Responsable Mécénat et Partenariats et Chargé(e) de mécénat ;

• Équipes scientifiques, pour les contenus et les intervenants scientifiques ;

• Équipes de la communication et des éditions ;

• Fonctions support ;

• Équipes événementielles et opérationnelles ;

• Équipes du Musée océanographique de Monaco et de la Maison de l’Océan à Paris.

En externe

• Participants aux voyages, donateurs et mécènes, notamment UHNWI ;

• Prestataires et fournisseurs (transport, croisière, hébergement, logistique) ;

• Intervenants et partenaires scientifiques associés au voyage ;

• Réseaux institutionnels, économiques et philanthropiques.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

• Formation supérieure Bac +5, de type école de commerce, gestion de projet, management, événementiel, tourisme ou formation équivalente ;

• Expérience de 7 ans minimum en gestion de projets évènementiels complexes dans le secteur du luxe , avec une expérience réussie dans le pilotage d’un projet de A à Z ;

• Une expérience dans l’organisation de voyages, le yachting, la croisière de luxe ou l’hospitality haut de gamme constitue un atout pour le poste ;

• Une expérience dans la relation avec des donateurs, mécènes, clients UHNWI ou interlocuteurs de haut niveau est nécessaire.

• Une expérience avérée dans un environnement international, premium ou institutionnel est fortement appréciée.

COMPÉTENCES REQUISES

·         Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit indispensable ; toute langue supplémentaire constitue un atout ;

·         Excellente présentation, associée à un très bon sens de la représentation.

·         Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation ;

·         Capacité à piloter simultanément plusieurs sujets et interlocuteurs dans un environnement complexe ;

·         Solides compétences en coordination, négociation et gestion de prestataires ;

·         Excellent relationnel et sens du service, adaptés à une clientèle internationale exigeante ;

·         Discrétion, diplomatie, sens de la confidentialité et parfaite compréhension des convenances liées à des interlocuteurs de haut niveau ;

·         Réactivité, créativité et capacité à trouver rapidement des solutions face aux imprévus ;

·         Autonomie, rigueur, sens des responsabilités et orientation résultats ;

·         Excellentes capacités de communication orale et écrite ;

·         Goût du travail en équipe et aptitude à travailler de manière transversale avec différents services ;

·         Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office) et des outils CRM (Eudonet) ;

·         Disponibilité pour des déplacements internationaux et pour accompagner les voyages d’engagement.

QUALITÉS PERSONNELLES

• Tempérament développeur et goût prononcé pour la relation humaine.

• Diplomatie, tact et capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés.

• Capacité à prioriser et à prendre des décisions dans son périmètre de responsabilité.

• Souplesse et disponibilité, notamment lors des événements organisés ponctuellement en soirée ou dans le cadre de déplacements.

• Capacité à travailler sous pression et à maintenir un haut niveau d’exigence, parfois dans des délais contraints.