Chargé(e) de mécénat (H/F)

CONTEXTE

L’Institut océanographique, Fondation Albert Ier, Prince de Monaco, œuvre depuis 1906 à la connaissance, à la protection et à la transmission des enjeux liés à l’Océan.

Reconnu d’utilité publique, l’Institut déploie ses missions à travers ses deux établissements, le Musée océanographique de Monaco et la Maison de l’Océan à Paris, ainsi que par des programmes scientifiques, éducatifs, culturels et de sensibilisation, menés en France, à Monaco et à l’international.

Afin d’accompagner le développement de ses ressources philanthropiques et de renforcer la qualité de la relation avec ses donateurs et mécènes, l’Institut océanographique recrute un(e) Chargé(e) de mécénat, basé(e) au Musée océanographique de Monaco.

 FINALITÉ DU POSTE

Sous la responsabilité du Responsable Mécénat et Partenariats, le ou la Chargé(e) de mécénat contribue à la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie de collecte de fonds de l’Institut océanographique.

Au sein de la Direction du Mécénat et des Partenariats, il ou elle assure le suivi administratif des actions de mécénat, participe à la préparation des outils de prospection et de fidélisation, contribue à la qualité de la relation avec les donateurs et apporte un soutien opérationnel aux actions de relations publiques et aux événements dédiés aux mécènes, ainsi qu’à l’organisation des voyages d’engagement.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Mise en œuvre opérationnelle des actions de mécénat

• Participer au déploiement du plan d’action mécénat défini par la Direction et l’équipe mécénat.

• Préparer les supports de présentation, dossiers de sollicitation, propositions de partenariat et documents de suivi destinés aux prospects, mécènes et donateurs.

• Contribuer à la qualification des prospects et à l’identification de nouvelles opportunités de financement.

• Effectuer des recherches documentaires sur les entreprises, fondations, family offices, grands donateurs et réseaux philanthropiques.

• Préparer les rendez-vous de prospection et de fidélisation : notes de contexte, biographies, historiques de relation et éléments de langage.

• Assurer le suivi opérationnel des échanges avec les prospects et mécènes : relances, transmission de documents, organisation de rendez-vous et coordination interne.

• Participer à la préparation et au déploiement des campagnes d’appels aux dons.

• Contribuer à la réalisation des contreparties et engagements pris auprès des mécènes.

• Suivre les échéances des conventions de mécénat, les renouvellements et les principaux jalons de la relation partenariale y compris en interne (préparation des bureaux du CA).

• Contribuer à la production des bilans, comptes rendus et rapports d’impact destinés aux partenaires.

2. Administration et suivi des dons

• Assurer la tenue et la mise à jour de la base de données des donateurs, prospects et mécènes.

• Garantir la qualité, la fiabilité et la confidentialité des informations enregistrées.

• Participer au suivi administratif des dons, conventions, engagements et versements, en lien avec les équipes concernées.

• Préparer les courriers de remerciement, attestations, reçus fiscaux et autres documents liés aux dons, selon les procédures internes.

• Tenir à jour les tableaux de bord de l’activité mécénat : prospection, sollicitations, engagements, encaissements, renouvellements et fidélisation.

• Contribuer à la préparation des reportings réguliers à destination de la Direction.

• Organiser et classer les documents contractuels, administratifs et relationnels liés aux mécènes.

• Veiller au respect des procédures internes, des règles de conformité et des obligations relatives à la protection des données personnelles.

• Participer à l’amélioration continue des outils et processus de gestion du mécénat.

3. Soutien aux relations publiques, à la fidélisation et aux voyages d’engagement

• Participer à l’organisation des événements destinés aux donateurs, mécènes et prospects : visites privées, rencontres, conférences, soirées de reconnaissance, inaugurations ou événements institutionnels.

• Participer à l’organisation des voyages d’engagement, en appui du Responsable voyages d’engagement et philanthropie : suivi des inscriptions et des échanges avec les participants, préparation des documents et supports, suivi administratif et logistique.

• Contribuer au suivi de la relation avec les participants avant et après le voyage et, le cas échéant, à l’accompagnement des voyages sur place.

• En lien avec les équipes événementielles, assurer le suivi des invitations, confirmations, listes de participants et éléments logistiques.

• Contribuer à l’accueil et à l’accompagnement des mécènes et donateurs lors des événements organisés au Musée ou à l’extérieur.

• Coordonner les besoins avec les équipes internes concernées.

• Participer à la préparation de contenus destinés à valoriser les mécènes et les projets soutenus, en lien avec la Direction de la communication.

• Veiller au respect des engagements de visibilité et de reconnaissance accordés aux partenaires.

• Contribuer à entretenir une relation personnalisée, régulière et qualitative avec les donateurs et mécènes.

• Apporter un soutien ponctuel aux actions de représentation et de relations publiques de la Direction du Mécénat et des Partenariats.

RELATIONS FONCTIONNELLES

En interne

• Responsable Mécénat et Partenariats.

• Directeur du Mécénat et des Partenariats.

• Responsable voyages d’engagement et philanthropie.

• Direction générale.

• Équipes événementielles.

• Équipes du Musée océanographique de Monaco et de la Maison de l’Océan à Paris.

• Autres directions et équipes de l’Institut, selon les projets.

En externe

• Donateurs particuliers.

• Entreprises mécènes et fondations.

• Family offices et conseillers philanthropiques.

• Prestataires et partenaires événementiels.

• Réseaux institutionnels, économiques et philanthropiques.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

• Formation supérieure de niveau Bac +3 à Bac +5 en mécénat, gestion de projet, commerce, sciences politiques, relations internationales, culture, philanthropie ou domaine équivalent.

• Une première expérience réussie dans le mécénat, la collecte de fonds, les partenariats, les relations publiques, l’événementiel ou la gestion administrative est souhaitée.

• Une expérience dans une fondation, une institution culturelle ou scientifique, une association ou un environnement international constituerait un atout.

Compétences

• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.

• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.

• Aisance dans l’utilisation d’une base de données ou d’un outil CRM (Eudonet).

• Capacité à préparer des documents de qualité à destination d’interlocuteurs de haut niveau.

• Rigueur dans le suivi administratif, contractuel et financier.

• Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Connaissance des principes juridiques et fiscaux du mécénat appréciée.

• Intérêt marqué pour les enjeux liés à l’Océan, à l’environnement, à la culture et à la transmission.

Qualités personnelles

• Sens du service et de la relation.

• Discrétion et respect absolu de la confidentialité.

• Rigueur, fiabilité et souci du détail.

• Diplomatie et excellente présentation.

• Réactivité, autonomie et esprit d’initiative.

• Capacité à travailler en équipe et de manière transversale.

• Souplesse et disponibilité, notamment lors des événements organisés ponctuellement en soirée ou dans le cadre des voyages d’engagement.